Meta 3 - Comunicación
Meta 3 - Comunicación
Comunicación transparente dentro de la agencia, con las partes interesadas y con la comunidad en general.
Objetivos
1. Fortalecer las relaciones con la comunidad y las partes interesadas mejorando la comunicación bidireccional.
2. Ampliar la infraestructura de comunicaciones de la agencia.
3. Abordar las barreras estructurales para la comunicación efectiva en las instalaciones juveniles.
Medidas de desempeño
1. % de miembros del personal que indican satisfacción con la frecuencia, profundidad y claridad de las comunicaciones de la Agencia
2. % de miembros del personal de centros juveniles que indican satisfacción con la frecuencia, profundidad y claridad de las comunicaciones internas.
Tareas del Objetivo 1:
| TAREA | ACTIVIDAD | INICIO DEL PLAN | FIN DEL PLAN | % COMPLETADO | ESTADO |
|---|---|---|---|---|---|
| Objetivo 1 | Fortalecer las relaciones con la comunidad y las partes interesadas mejorando la comunicación bidireccional. | 10/01/2023 | 12/31/2025 | ||
| Tarea 1 | Desarrolle una plantilla de informe anual de la agencia, emita un informe anual digital a partir de octubre de 2024 y cree una infografía del informe. Forme un grupo de trabajo para desarrollar una plantilla de informe anual de la agencia que incluya información sobre el presupuesto y la dotación de personal de la agencia, datos de desempeño y resultados, descripciones de las divisiones y progreso en el logro de las metas del plan estratégico. El informe anual debe basarse en el año fiscal de la agencia, publicarse a más tardar en octubre de cada año, a partir de octubre de 2024, producirse digitalmente y publicarse en el sitio web de la agencia, e incluir un informe resumido infográfico. | 10/01/2023 | 10/30/2024 |
50%
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En curso |
| Tarea 2 | Cree un plan para involucrar a la comunidad y otras partes interesadas a través de eventos en vivo, redes sociales y otras actividades. Programe reuniones periódicas que involucren e involucren a la comunidad para compartir información sobre el trabajo de la agencia, responder a preguntas o inquietudes de la comunidad y fomentar un diálogo continuo con los miembros de la comunidad entre reuniones. Las reuniones deben realizarse al menos dos veces al año y podrían incluir reuniones públicas dirigidas por el jefe y/o el personal, grupos focales y sesiones de retroalimentación. | 10/01/2023 | 12/31/2025 |
60%
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En curso |
| Tarea 3 | Aumente la visibilidad y la conciencia de la agencia al involucrar al personal en eventos comunitarios y esfuerzos de reclutamiento publicados en un calendario de grupo de agencias. Crear un calendario de grupo de agencias accesible para todo el personal que enumere los eventos comunitarios y de reclutamiento a los que se alentaría al personal a asistir para aumentar la visibilidad de la libertad condicional y mejorar la conciencia de la comunidad sobre el trabajo de la agencia. Designe personal para gestionar y actualizar el calendario periódicamente y coordinar eventos de contratación con RR.HH. para garantizar la presencia de la agencia. Comunique estas oportunidades y permita que varios empleados participen en estos eventos. | 10/01/2023 | 12/31/2025 |
80%
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En curso |
| Tarea 4 | Rediseñar los sitios web internos y externos de la agencia. Trabajar con el personal de TI del condado para actualizar el sitio web interno y externo de la agencia. Considere contratar a un consultor para que lo ayude con el desarrollo de contenido, incluidas fotografías y videos, para que los sitios web estén más actualizados y alineados con el plan estratégico de la agencia. Además, el consultor puede trabajar con TI y el PIO para desarrollar un plan de sostenibilidad del sitio web. | 10/01/2023 | 12/31/2025 |
40%
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En curso |
| Tarea 5 | Implementar un plan para promover la visión, la misión y los valores de la agencia, incluida la exploración de trabajar con un experto en marca. Promover la visión, la misión y los valores de la agencia de diversas maneras para aumentar la aceptación del personal. Las actividades recomendadas incluyen: 1) Supervisar la creación y difusión de carteles diseñados gráficamente que reflejen la visión, misión y valores de la agencia y publicarlos en los espacios públicos de la agencia. 2) Llevar a cabo un concurso en toda la agencia que anime a las unidades a diseñar y publicar su propia versión del cartel de visión, misión y valores. 3) Incluya la visión y la misión de la agencia en el reverso de todas las tarjetas de presentación solicitadas después del 1 de septiembre de 2022. 4) Cree sellos de firma de correo electrónico que promuevan la visión, la misión y los valores de la agencia. 5) Exigir que los supervisores hablen con el personal durante las revisiones anuales de desempeño sobre la visión, la misión y los valores y la comprensión y alineación de los empleados con ellos. 6) Crear un asesoramiento de Lexipol para educar a los empleados sobre la visión, la misión y los valores de la agencia y cómo se logran. 7) Discutir la visión, misión y valores en reuniones de unidad cada dos años. 8) Incluir preguntas en una encuesta anual para evaluar la comprensión de los empleados sobre la visión, la misión y los valores y cómo se puede lograr la mejora en torno a cada uno de ellos. 9) Convocar un grupo de trabajo anualmente para revisar las actividades asociadas con la promoción de la comprensión y el logro exitoso de la visión, la misión y los valores de la agencia (basándose en los aportes recibidos a través de la encuesta anual) y para determinar qué pasos adicionales, si corresponde, deben tomarse. medidas adoptadas para lograr la comprensión y la aceptación de los empleados. 10) Considere el uso de televisores en los vestíbulos como forma de transmitir mensajes a los clientes/público. | 10/01/2023 | 12/31/2025 |
50%
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En curso |
| Tarea 6 | Establecer pautas para el Comité Ejecutivo con respecto a las visitas a los lugares de trabajo bajo su ámbito de autoridad. Establecer pautas para que todo el personal del Comité Ejecutivo visite el lugar de trabajo de una agencia trimestralmente bajo su alcance de autoridad, variando los días de la semana y las horas del día para aumentar la interacción entre el personal y la administración. | 03/01/2024 | 12/31/2025 |
90%
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En curso |
Tareas del objetivo 2:
| TAREA | ACTIVIDAD | INICIO DEL PLAN | FIN DEL PLAN | % COMPLETADO | ESTADO |
|---|---|---|---|---|---|
| Objetivo 2 | Ampliar la infraestructura de comunicación de la agencia. | 07/01/2022 | 12/31/2025 | ||
| Tarea 1 | Explorar ampliar el rol del PIO y/o contratar un Gerente de Comunicaciones. Explorar la ampliación del rol del Oficial de Información Pública (PIO) para incluir la responsabilidad de mejorar la comunicación interna y externa de la agencia, incluida la redacción de comunicados de prensa, la gestión de cuentas de redes sociales, la supervisión de las actualizaciones del sitio web, la creación de un informe anual y la evaluación de la comunicación a largo plazo de la agencia. necesidades. Esto podría implicar la contratación de un PIO/Gerente de Comunicaciones a tiempo completo. | 07/01/2022 | 12/31/2025 |
100%
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Terminado |
Tareas del Objetivo 3:
| TAREA | ACTIVIDAD | INICIO DEL PLAN | FIN DEL PLAN | % COMPLETADO | ESTADO |
|---|---|---|---|---|---|
| Objetivo 3 | Abordar las barreras estructurales para una comunicación efectiva en las instalaciones juveniles. | 09/01/2023 | 12/31/2025 | ||
| Tarea 1 | Cree un grupo de trabajo para utilizar los foros de mensajes de JF de manera más efectiva. Cree un grupo de trabajo para estudiar y recomendar a los administradores de las instalaciones cómo utilizar eficazmente los tableros de mensajes de JF y si se necesitan tableros adicionales. Funciones y operaciones especiales La SDPO debe liderar el grupo de trabajo e incluir a las SrDPO y a las OSC. El grupo de trabajo desarrollará una lista de elementos para tableros de información general y una plantilla de una página para tableros específicos de instalaciones. Los siguientes son posibles temas para un tablero de mensajes de información general: bienvenida a nuevos empleados, transferencias/mudaciones, acontecimientos actuales de la agencia, apreciación del personal, empleados del mes, vacantes/#of candidatos en proceso de antecedentes, anuncios de actas que se publican y cómo acceder. ellos, y problemas/actualizaciones de recursos humanos. Los siguientes son posibles temas para un tablero de mensajes específico de la instalación (sala de reunión): turnos abiertos, boletines de seguridad, incidentes recientes, población JF, traslados de jóvenes dentro de la instalación y cama de enfermo/COVID+. | 09/01/2023 | 12/31/2025 |
80%
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En curso |
| Tarea 2 | Establecer procedimientos para que los CSOIII realicen sesiones informativas sobre turnos y permitan que el personal revise los correos electrónicos. Establecer procedimientos para que los CSOIII realicen sesiones informativas sobre turnos y programen tiempo para los correos electrónicos. Evaluar el impacto de los procedimientos establecidos en la efectividad de la metodología de comunicación. | 01/01/2024 | 12/31/2025 |
80%
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En curso |
| Tarea 3 | Establecer reuniones públicas bianuales y virtuales de JF. Establecer reuniones públicas bianuales en persona y virtuales de JF que sean obligatorias para todo el personal y dirigidas por el Jefe y/o el Jefe Adjunto. Se realizarán múltiples sesiones para tratar de capturar horarios variados. Las reuniones públicas establecen una comunicación regular y continua entre el Jefe y el personal de JF. Las reuniones públicas deben incluir temas candentes, cambios legislativos, próximas actividades o temas y un segmento de preguntas y respuestas. | 01/01/2024 | 12/31/2025 |
40%
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En curso |
| Tarea 4 | Evaluar continuamente las barreras de comunicación y las formas de abordarlas. Desarrollar un plan para evaluar la efectividad de las estrategias para mejorar la comunicación en la JF y el proceso para abordar las deficiencias. Los esfuerzos de evaluación deben realizarse anualmente y evaluar la efectividad del tablero de mensajes de JF, la frecuencia y efectividad de las sesiones informativas de turno, la capacidad y el éxito del personal al poder revisar los correos electrónicos, el nivel de participación de JF en las reuniones públicas y otras actividades de comunicación de JF. implementado. Se deben identificar objetivos de éxito para cada estrategia implementada. | 10/01/2024 | 12/31/2025 |
40%
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En curso |
| Tarea 5 | Hacer que todos los líderes de vivienda de JF, incluidos los CSO III, SDPO y DM, visiten las unidades con regularidad, participen en interacciones significativas con el personal y mantengan “horarios de oficina” para el personal. Establezca la expectativa de que toda la administración de viviendas de JF estará presente en la unidad de manera continua para que puedan estar disponibles para el personal. Además, establezca “horarios de oficina” regulares para que el personal acceda a la gestión. | 03/01/2024 | 12/31/2025 |
50%
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En curso |
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