Meta 2 - Datos
Objetivo 2: datos
Una agencia estratégica y basada en datos que mejora continuamente.
Objetivos
1. Recopilar datos precisos para medir el impacto del desempeño de la agencia y el progreso hacia el logro de la visión de VCPA.
2. Mejorar la capacidad de la agencia para analizar datos, crear paneles e informar resultados.
3. Utilizar datos para establecer prioridades presupuestarias y asignar recursos de manera eficiente.
4. Implementar un proceso integral de mejora continua.
Medidas de desempeño
1. % de datos críticos que se ingresan con precisión
2. % de divisiones de la Agencia con panel de datos (Fase 1)
3. % de miembros del personal que encuentran útil el panel de datos de su división (Fase 2)
Tareas del Objetivo 1:
| TAREA | ACTIVIDAD | INICIO DEL PLAN | FIN DEL PLAN | % COMPLETADO | ESTADO |
|---|---|---|---|---|---|
| Objetivo 1 | Recopile datos precisos para medir el impacto del desempeño de la agencia y el progreso hacia el logro de la visión de VCPA. | 04/15/2023 | 12/31/2025 | ||
| Tarea 1 | Cree un plan para capacitar y capacitar al personal sobre los datos de VCIJIS. Crear y entregar un plan de capacitación y entrenamiento para todo el personal sobre la importancia de adquirir datos precisos y completos y sobre los procesos establecidos para el ingreso de datos VCIJIS. Amplíe la responsabilidad de la entrada de datos utilizando herramientas como informes de excepción y auditoría para proporcionar comentarios individuales, de unidad y de división. | 04/15/2023 | 04/15/2025 |
5%
|
En curso |
| Tarea 2 | Adoptar un plan para mitigar la necesidad de fusiones de personas. Crear y adoptar un plan para mitigar la necesidad de "fusiones de personas" con VCIJIS 2.0. | 01/01/2024 | 12/31/2024 |
100%
|
Terminado |
| Tarea 3 | Automatice las estadísticas de carga de trabajo mensuales para VCIJIS 2.0. Aumente la recopilación y la presentación de informes eficientes de medidas de desempeño individuales y unitarios mediante la automatización de las estadísticas de carga de trabajo mensuales para funcionarios y profesionales administrativos que actualmente se envían manualmente. | 10/01/2025 | 12/31/2025 | 0% | No empezado |
Tareas del objetivo 2:
| TAREA | ACTIVIDAD | INICIO DEL PLAN | FIN DEL PLAN | % COMPLETADO | ESTADO |
|---|---|---|---|---|---|
| Objetivo 2 | Mejorar la capacidad de la agencia para analizar datos, crear paneles e informar resultados. | 07/01/2022 | 12/31/2025 | ||
| Tarea 1 | Identificar los datos necesarios, su uso y los procesos de recopilación. Identificar los elementos de datos necesarios, sus usos y los procesos de recopilación de datos. La agencia necesita identificar datos estándar (demográficos, edad, delito, etc.) comunes entre todas las unidades, datos únicos necesarios para cada unidad y formas de recopilar los datos. Los datos deben incluir elementos de datos requeridos por fuentes externas (CPOC, BSCC, gobierno federal, subvenciones, tribunales, CPRA, etc.). Varios pasos mejorarán este esfuerzo de identificación y recopilación, a saber: 1) construir un diagrama de flujo y/o matriz que defina quién recibe qué datos y qué informes se basan en qué datos. | 07/01/2022 | 12/31/2024 |
60%
|
En curso |
| Tarea 2 | Lanzar el nuevo sistema de gestión de casos VICJIS 2.0. Lanzar un nuevo sistema de gestión de casos interinstitucional (VCJIS 2.0). La implementación exitosa de VCJIS 2.0 depende de varios pasos, como el desarrollo de los requisitos para generar el alcance de trabajo para la RFP y el proceso de adquisiciones; crear un plan de desarrollo detallado para la contratación de proveedores; redactar MOU y SOP interinstitucionales para el uso y el ingreso de datos de VCJIS; reunir los datos estándar y únicos necesarios para cada unidad de libertad condicional; y desarrollar un plan de formación de usuarios. Desarrollar un manual de gestión de datos como guía de referencia para el personal. El manual de gestión de datos cubriría una amplia gama de temas, incluidos, entre otros, el uso de campos obligatorios antes de proceder con la entrada de datos, la política de retención de datos, árboles de acceso para permisos del personal y puntos de contacto designados para agencias externas que necesitan acceso a los datos. . | 07/01/2022 | 12/31/2025 |
17%
|
En curso |
| Tarea 3 | Aclarar las funciones de recopilación de datos para identificar y asignar recursos para mantener el acceso a recuperaciones de datos oportunas, como la ampliación de las Unidades de Investigación o de TI. Una vez que se comprendan completamente las necesidades de datos de la agencia, identifique la naturaleza y el alcance de los recursos necesarios para mantener y sostener la recuperación oportuna de datos de manera regular. | 01/01/2023 | 12/31/2023 |
100%
|
Terminado |
| Tarea 4 | Desarrollar cuadros de mando públicos internos y externos. Desarrollar paneles y portales internos y externos para uso público. Los datos clave y las medidas de desempeño deben publicarse en el sitio web de la agencia y ser accesibles al público. También se debe crear un portal al que puedan acceder los clientes. Para poner en práctica esta actividad, se requieren varios pasos, como determinar la(s) persona(s) responsable(s) de ingresar y mantener los datos del tablero; asignar a un miembro del personal existente como coordinador de datos para cada unidad/división para garantizar que los datos se informen con precisión; desarrollar un manual de procedimientos para la presentación de informes en el tablero; y garantizar que los paneles sean compatibles con los programas de software existentes y futuros. | 07/01/2024 | 12/31/2025 |
5%
|
En curso |
| Tarea 5 | Desarrollar un plan sistemático de limpieza de datos. Desarrolle un plan para realizar una limpieza sistemática de datos antes de la conversión a VCIJIS 2.0, comenzando con el desarrollo de un plan sobre cómo comenzará la limpieza. | 07/01/2024 | 12/31/2025 | 0% | No empezado |
Tareas del Objetivo 3:
| TAREA | ACTIVIDAD | INICIO DEL PLAN | FIN DEL PLAN | % COMPLETADO | ESTADO |
|---|---|---|---|---|---|
| Objetivo 3 | Utilice datos para establecer prioridades presupuestarias y asignar recursos de manera eficiente. | 07/01/2024 | 09/30/2025 | ||
| Tarea 1 | Desarrollar preguntas y recursos necesarios para tomar decisiones informadas sobre las asignaciones presupuestarias. Implementar procesos para revisar, utilizar y comunicar resultados y medidas de desempeño internamente. Una agencia que utiliza datos para informar la toma de decisiones debe tener procesos y métodos para comunicar los datos y hacerse responsable del logro de los objetivos de desempeño. Se debe desarrollar un plan de comunicación de datos que describa cómo se comunicarán los datos de desempeño a todo el personal de la agencia de manera más efectiva. Esto podría incluir tecnología, personal y recursos externos. | 07/01/2024 | 09/30/2025 | 0% | No empezado |
Tareas del Objetivo 4:
| TAREA | ACTIVIDAD | INICIO DEL PLAN | FIN DEL PLAN | % COMPLETADO | ESTADO |
|---|---|---|---|---|---|
| Objetivo 4 | Implementar un proceso integral de mejora continua. | 01/01/2025 | 12/31/2025 | ||
| Tarea 1 | Crear un plan y una estructura de mejora continua, y adoptar y respaldar nuevas tecnologías para avanzar en los objetivos de la agencia y lograr su misión. Cree una hoja de ruta, que incluya una guía paso a paso con plantillas, formularios y procesos, para permitir la aplicación consistente del plan de mejora continua (CIP). Los pasos específicos para lograr esta actividad incluyen la extracción de datos de desempeño específicos de la unidad e indicadores clave para los paneles internos de la unidad y de toda la agencia; desarrollar una política que describa qué datos de desempeño se revisarán en varios niveles de agencia y con qué frecuencia; identificar qué datos se incorporarán a informes estandarizados; y desarrollar protocolos que requieran el examen de datos antes de tomar decisiones. Desarrollar una estructura y un plan integral de mejora continua para cada división. El CIP identificaría los objetivos de la división, las actividades clave que contribuyen al logro de esos objetivos y una serie de procesos para medir la fidelidad a las actividades y métodos específicos para impulsar el desempeño cuando esas medidas indiquen la necesidad de mejora. Dichos métodos incluyen capacitación, auditorías, capacitación de refuerzo, comunidades de aprendizaje, uso de expertos internos en la materia (PYME), procesos de excelencia en el servicio de VCPA, informes de desempeño y consultores externos. | 01/01/2025 | 12/31/2025 | 0% | No empezado |
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